Организация хранения архивных документов

Хранение документов в бумажном виде – задача сложная и ответственная. Несмотря на то, что практически все документы в наше время хранятся в электронном виде, наличие бумажных копий чаще всего является обязательным. Их приход в негодность или потеря может иметь для ответственного лица серьезные последствия. Поэтому рекомендуется использовать специальные коробы-сундучки, которые станут незаменимыми для крупных компаний, владельцев малого и среднего бизнеса.

Подбор и закупка коробок-«сундучков»

Поиск нужного документа должен занимает считанные минуты. Поэтому к хранению архивной документации нужно относиться ответственно. Наиболее удобным способом является выбор подходящих по параметру коробок. Наша компания является одним из ведущих производителей упаковок на основе гофрокартона. Продукция нашей компании представлена в широком ассортименте типоразмеров. При этом можно заказать и изготовление таких изделий с учетом необходимых габаритов, показателя плотности и цветового оформления.

При выборе коробок для организации хранения архивных документов нужно учитывать:

1. Размер. Главный параметр коробок. Документы должны свободно помещаться в коробки. При этом размер коробки не должен быть слишком большим для конкретной документации. В противном случае коробка займет слишком много места на стеллаже. Такое размещение является неэффективным.
2. Вес. Коробки подбираются и на основе веса документ. Они должны выдерживать воздействие массы документы. Этот показатель нужно брать с запасом, учитывая, что со временем прочность коробок снижается.
3. Дизайн. В данном случае важен не так внешний вид коробки, как наличие на ней удобного места для размещения информации о содержимом.

Опытные специалисты нашей компании помогут выбрать подходящие по всем параметрам коробки, а при необходимости и организовать их производство по индивидуальным размерам пользователя.

Размещение информации о содержимом на наружной стороне коробов

Для удобства хранения архивных документов крайне важно вести четкий контроль расположения каждого из них. Для этого необходимо, чтобы соответствующая информация содержалась не только в базе данных, но и на каждой коробке. При этом информация должна включать в себя наименование организации, дата, за которые собраны документы, а также содержимое конкретной коробки. Это позволит ответственному лицу в максимально сжатые сроки найти соответствующую коробку.

Что еще нужно для хранения архивных документов

Чтобы обеспечить надежное и удобное хранение архивных документов, потребуется:

1. Упорядоченность и систематизация. Необходимо расставить все имеющиеся документы по хронологии, алфавиту или в другом порядке, в котором их будет легко искать. Без соблюдения данного пункта эффективная работа архива невозможна.
2. Качественные ящики. Они должны идеально подходить под конкретный вид документации и при этом обладать длительным сроком службы.
3. Наличие архивной мебели. Для этого используются полки, стеллажи, шкафы и другая удобная мебель для хранения коробок с документами. Шкафы позволяют защитить коробки и документы в них от внешних воздействий, а стеллажи и полки удобны, если нужен постоянный доступ к документации.

Грамотная организация хранения архивных документов позволит минимизировать расходы и предотвратить потерю важной информации.