Организация хранения архивных документов
Хранение документов в бумажном виде – задача сложная и ответственная. Несмотря на то, что практически все документы в наше время хранятся в электронном виде, наличие бумажных копий чаще всего является обязательным. Их приход в негодность или потеря может иметь для ответственного лица серьезные последствия. Поэтому рекомендуется использовать специальные коробы-сундучки, которые станут незаменимыми для крупных компаний, владельцев малого и среднего бизнеса.
Подбор и закупка коробок-«сундучков»
Поиск нужного документа должен занимает считанные минуты. Поэтому к хранению архивной документации нужно относиться ответственно. Наиболее удобным способом является выбор подходящих по параметру коробок. Наша компания является одним из ведущих производителей упаковок на основе гофрокартона. Продукция нашей компании представлена в широком ассортименте типоразмеров. При этом можно заказать и изготовление таких изделий с учетом необходимых габаритов, показателя плотности и цветового оформления.
При выборе коробок для организации хранения архивных документов нужно учитывать:
- Размер. Главный параметр коробок. Документы должны свободно помещаться в коробки. При этом размер коробки не должен быть слишком большим для конкретной документации. В противном случае коробка займет слишком много места на стеллаже. Такое размещение является неэффективным.
- Вес. Коробки подбираются и на основе веса документ. Они должны выдерживать воздействие массы документы. Этот показатель нужно брать с запасом, учитывая, что со временем прочность коробок снижается.
- Дизайн. В данном случае важен не так внешний вид коробки, как наличие на ней удобного места для размещения информации о содержимом.
Опытные специалисты нашей компании помогут выбрать подходящие по всем параметрам коробки, а при необходимости и организовать их производство по индивидуальным размерам пользователя.
Размещение информации о содержимом на наружной стороне коробов
Для удобства хранения архивных документов крайне важно вести четкий контроль расположения каждого из них. Для этого необходимо, чтобы соответствующая информация содержалась не только в базе данных, но и на каждой коробке. При этом информация должна включать в себя наименование организации, дата, за которые собраны документы, а также содержимое конкретной коробки. Это позволит ответственному лицу в максимально сжатые сроки найти соответствующую коробку.
Что еще нужно для хранения архивных документов
Чтобы обеспечить надежное и удобное хранение архивных документов, потребуется:
- Упорядоченность и систематизация. Необходимо расставить все имеющиеся документы по хронологии, алфавиту или в другом порядке, в котором их будет легко искать. Без соблюдения данного пункта эффективная работа архива невозможна.
- Качественные ящики. Они должны идеально подходить под конкретный вид документации и при этом обладать длительным сроком службы.
- Наличие архивной мебели. Для этого используются полки, стеллажи, шкафы и другая удобная мебель для хранения коробок с документами. Шкафы позволяют защитить коробки и документы в них от внешних воздействий, а стеллажи и полки удобны, если нужен постоянный доступ к документации.
Грамотная организация хранения архивных документов позволит минимизировать расходы и предотвратить потерю важной информации.
-
При доставке товаров важно не повредить его в ходе перевозки. Для этого изделия перемещают в упаковке. Оптимальное соотношение цены и прочности у коробок из гофрокартона. Этот материал состоит из 2-7 слоев: ровных и волнистых листов, которые чередуются.
-
Задача тары – обеспечивать сохранность товара, защищать его от механических воздействий, загрязнения и пыли, падания влаги. Для этих целей оптимально подходит картон, который полностью сделан из натурального сырья. Функциональность и привлекательный вид делают его востребованным материалом для упаковки продуктов.
-
Для домашнего переезда лучше всего подходят картонные коробки, в которых удобно перевозить и хранить предметы. Этот материал сложно порвать или проколоть, а стоит он недорого, при этом безопасный, не имеет неприятного химического запаха. В такие короба можно упаковать все от дорогого антиквариата до пищевых запасов.
-
Гофрированный картон – практичный и универсальный экологичный упаковочный материал с высокими эксплуатационными характеристиками. За счет особой структуре обеспечивается отличная амортизация. Гофрокартон состоит из плоских и волнистых слоев, которые чередуются друг с другом.
+7 (926) 781-68-94
и получите подходящую вам упаковку по выгодной цене! или ОТПРАВЬТЕ ЗАЯВКУ